时间纪律提升工作效率

华灯初上,同仁们纷纷準备着下班,计划安排着晚间活动,唯独Jenny开始着加班计划,主管对于这位有责任感的新进同仁深表讚赏。

然而三个月之后,Jenny的加班时间随着到任时间成正比成长,工作绩效却与加班时数成反比下降,主管由原先的讚赏转而成为批评,因为加班时数增加却得不到工作效能及效率,进度拖泥带水,工作老是进度落后,主管开始怀疑Jenny加班的目的及工作内容。基于Jenny有良好的工作态度,主管想进一步给予协助,这时才发现,Jenny这位「Yes Sir」小姐,因为缺乏时间规划与管理,使得生活呈现忙、盲、茫的混乱状况,不断的加班却无法确保在期限内完成各项工作。你是不是也觉得自己很努力,工作完成的事情却不多。是否老觉得很忙,却没有对等的收穫?请你在下列表一各题请填上你的评估状况,以检视个人的时间管理。提高效率者才是王道不论你所测算出来的答案是那一项,无可否认的,「时间」是上帝赐给每个人最公平的礼物,每一个人都有24小时,有的人时间充裕,有的人却总找不到时间,有的人可以同时完成多件事,有的人却一事无成!你会抱怨时间不敷使用吗?你会觉得事情太多计划很难执行吗?你的待办清单堆积如山吗?你想提高时间效率吗?纽约市长彭博(Michael Bloomberg)曾说过一句话:「即使你第一个到办公室,最后一个离开,从来不请假,并不表示你比其他人更出色!」唯有提高时间运用效率,才是创造绩效的王道。对于每天如潮水般涌进的新工作应该如何着手处理?你永远没时间去做每一件事情,但我们永远有足够的时间,去做好最重要的那一件事情。以下笔者将从妥善的规划时间,培养善用时间的好习惯,协助个人有效运用时间,提升工作效能。一、重点管理时间的「80/20」法则花最少的力气,获得最多的效益,你所完成的工作里,80%的成果来自于20%的时间。不幸的是,大多数人凡事挑简单的先做,宁可忙碌于无关紧要的琐事,却把最有价值、最重要的事,放到最后处理。原因很简单:那些最有价值的工作,通常都是最困难、也最複杂的。如何善加管理你的时间就如开车需要有目的地一样,没有目标,就像是开车没有目的地一样,不管你开多快,你什幺地方都去不了。建立习惯  自我管理二、克服「拖延」的坏毛病很多人常发下心愿要「减肥」,但是年复一年,总是跟肥胖为友,那是因为只有「减肥」的愿望,却没有「一个月要减2公斤,一年要减10公斤」这样确实的目标。没有目标就不会有计划,自然就没有实际行动,买了一堆减肥食谱、食品,执行了一个星期,遇到不可抗拒之美食诱惑,很多人就会告诉自己「明天再做吧!」容忍自己对目标的放任,事情永远都是明天才开始,目标永远到不了。正如帕金森定律(Parkinson’s Law)「给你多久的时间,工作就会拖多久」,一件两小时即可完成的事,给你一整天,你就会一整天才完成。因此计划时间应确实执行下列事项:1.为自己订下明确的目标,详实列出每项达到目标的任务。2.订定可行的时间表,将任务分割成数个部份,困难任务一一釐清依序解决3.改变自己的思维,对于时间投报效益高的事情,必须优先处理及完成。三、自我管理,改变习惯改变习惯让自己更有绩效,更有效能。把事情很快地做完,叫做效率(Efficiency);把事情很快地做好,叫做效能(Effectiveness)。懂得确认免做白工四、养成守时準时的习惯有效运用时间,以具体计划达成设定目标,随时掌握计画之进度执行状态,应如期进行并且準时或提前完成。五、跑得快更要跑对方向如果一天不能多增加一分钟,我们只好把速度变成2倍,即使输在起跑点,也要赢在「加速度」。工作要有效率,应确实「跑对方向」,很多人工作效率不彰,癥结点就在于「是否清楚任务的具体要求」,当接到长官交派任务时,一定要牢记三大原则:1.「彻底清楚任务」:接到任务当下一定要确认主管对任务的要求和目标与你的理解是否一致,如果一开始的理解就错误,后面做得再勤快也是白费。2.「再三确认工作时程」:确认主管要求完成任务明确时间表,主管往往下指令会少了时间目标,必须清楚正确完成时间表,以排定工作计划及项目。3.「定时向主管确认」:专案任务往往需要一段时间才能完成,重要专案进行中,别忘了定时向主管报告进度,并确认专案的进行方向有无修正或调整,以免届时又是做白工。六、善用「To Do List」(待办事项清单)用待办事项清单来辅助及规划每天的工作行程,是避免宝贵光阴被「时间贼」偷走的利器。待办事项清单应注明完成期限,以便提醒自己工作进度及落实「今日事今日毕」原则。而每天下班前则应彻底检讨应完成未完成事项,上班前15分钟检视当日的待办事项。判断优先次序七、判断事情的轻重缓急,决定做事情的顺序上班族每天除了固定安排的既定工作外,还有许多突发事件需要处理,而打乱原有的工作计划。此时必须判断事情的轻重缓急,决定优先顺序,因此建议以下的原则进行分类做事顺序方法:先处理重要的,紧急的事情(马上办);再处理重要的,不紧急的事情(好好规划);再处理次要的,紧急的事情(学会适时说不);最后处理既不重要,又不紧急的事情(儘量不去做)。八、养成一气呵成完成工作的习惯一旦开始做事,就要专心一致,没有100%全部完成绝不停止。如果你中间停下来好几次,然后又重新开始,会使完成时间增加达数倍之多,因为每次你都要重新「暖身」,确认上次做到什幺地方。从今起,每当你开始分心、半途想做其他事情时,就命令自己「回去工作!」九、活用等待及零碎时间捷运、火车、公车通勤的零碎时间是最好的自修机会。等待的空档时间可以打电话扩展人际关係,查阅行事曆或者阅读有助职能提昇电子书,亦或即兴记录或计划。好的时间管理就是把时间用在对的地方,并且跑在时间前面思考及规划,这将让你离成功更近。